Beim Vergleich der Kosten von angestellten Softwareentwicklern in Anwenderunternehmen mit den Beratungshonoraren externer Softwareentwickler gibt es einige Stolpersteine, wie dieser Beitrag aufzeigt.

Inhalt:

• Einleitung
• Interner Softwareentwickler – externer Berater im Anwenderunternehmen
  • Personalnebenkosten
  • Produktivität
• Fazit

Einleitung

Wenn man in Umfeldern tätig ist, in denen sowohl angestellte Mitarbeiter als auch externe Berater eingesetzt werden, wird man früher oder später mit der Frage konfrontiert, warum der Externe im Vergleich zum Angestellten so teuer sei. Hier wird dann häufig der Tagessatz eines externen Beraters, welcher beispielsweise als Java-Entwickler für einen Kunden tätig ist, mit 20 Arbeitstagen multipliziert und mit dem Bruttomonatsgehalt eines bei dem Kunden angestellten Java-Entwicklers verglichen.

Für einen angestellten Java-Entwickler sind das derzeit durchschnittlich 70.250 € [1] pro Jahr. Das Beratungshonorar eines externen Beraters kann erheblich variieren, ein Freelancer ist dabei üblicherweise günstiger als ein über eines der großen Beratungshäuser, wie zum Beispiel Accenture, eingesetzter Berater. Ein Durchschnittswert von 1.000 € pro Tag für einen externen Berater erscheint aus unserer Erfahrung realistisch. 20.000 € im Monat für einen externen Berater im Vergleich zu 5.854 € für einen angestellten Softwareentwickler wirken auf den ersten Blick nachvollziehbarerweise unverhältnismäßig – bei dieser Betrachtungsweise würde ein Angestellter nicht mal ein Drittel eines Externen kosten. Wieso machen Unternehmen das also?

»Für jedes Problem gibt es eine Lösung, die einfach, klar und falsch ist.« –H. L. Mencken

Wie so häufig ist die Realität nicht einfach und es nur mit der „Äpfel mit Birnen vergleichen“-Metapher abzutun, auch wenn sie hier zutrifft, wird der Sache nicht gerecht. Deshalb werden wir die Thematik im Folgenden einmal genauer beleuchten.

Entscheidend für entsprechende Kostenvergleiche ist zunächst die Art und Weise der Kalkulation im Unternehmen. Beim Einsatz von Softwareentwicklern, um den es hier geht, ist die Frage, ob das Unternehmen mit Softwareentwicklung Geld verdient oder die Softwareentwicklung Mittel zu einem (anderen) Zweck ist. Handelt es sich also um ein IT- beziehungsweise Softwareunternehmen oder – aus der Perspektive der IT beziehungsweise Softwareentwicklung – um ein Anwenderunternehmen? Buchhalterisch gefragt: Ist die Softwareentwicklung Aktiv- oder Passivposten in der Bilanz des Unternehmens, Profit- oder Cost-Center? Betriebswirtschaftlich weiter gefasst: Handelt es sich bei der Softwareentwicklung um einen Kern- oder Hilfsprozess für das Unternehmen?

Abbildung 1: Exemplarische Prozessübersicht eines Handelsunternehmens

Im obigen Beispiel haben wir die vereinfachte Prozesslandschaft einer Handelsorganisation als ein Anwenderunternehmen dargestellt, welche im Wesentlichen aus den beiden Kernprozessen Einkauf und Verkauf besteht; die IT ist hier üblicherweise (noch) nur Mittel zum Zweck, also ein unterstützender Prozess beziehungsweise eine Kostenstelle.

Natürlich hat sich gerade in den vergangenen 10 Jahren diesbezüglich in deutschen Handelsunternehmen viel getan. Getrieben durch Amazon und die Digitalisierung kennen wir auch klassische Handelsunternehmen, die die Umsatz-Parität zwischen online und offline erreicht haben und mehr als 1.000 Mitarbeiter in ihren Technologiebereichen beschäftigen. Diese Firmen sind sicherlich nicht mehr als reine Handelsorganisationen zu verstehen. Ob sie schon wie ein reines Technologieunternehmen kalkulieren, lassen wir für diese Betrachtung außen vor.

Je nachdem, ob die Softwareentwicklung Kern- oder Hilfsprozess für eine Organisation ist, wird entsprechend anders kalkuliert. Deshalb differenzieren wir in unserer weiteren Betrachtung auch entsprechend nach Anwender- und Technologieunternehmen und zeigen anhand einer Vollkostenkalkulation zunächst für ein Anwenderunternehmen auf, was ein angestellter Softwareentwickler wirklich kostet.

Die einfachste Form eines Technologieunternehmens ist ein freischaffender Softwareentwickler. Auch hier erleben wir häufig sehr vereinfachende Darstellungen betriebswirtschaftlicher Realitäten, die dann eher in die Richtung gehen, dass man als Freelancer doch so viel mehr verdienen würde als ein angestellter Softwareentwickler. Da dies im Prinzip nur die andere Seite der eingangs geschilderten Problematik darstellt, zeigen wir in einem zweiten Schritt anhand eines Soloselbständgen auf, was es aus Sicht eines Technologieunternehmens bei der Vollkostenkalkulation zu beachten gilt.

Dass der eingangs gezeigte Vergleich des Monatsgehalts mit dem Beratungshonorar betriebswirtschaftlich schlicht falsch ist, zeigen auch Einblicke aus unserer eigenen Managementpraxis in entsprechenden Unternehmen. Zumindest ab einer gewissen Ebene und in den Finanzabteilungen größerer Unternehmen ist man sich natürlich bewusst, dass die Kosten eines Angestellten mehr umfassen als nur sein Gehalt. In dieser sogenannten Vollkostenbetrachtung kalkulierte man beispielsweise schon in den 2000er Jahren in der Telekommunikationsbranche mit ~750 € pro Tag für einen angestellten IT-Experten, wie wir aus entsprechenden Mandaten wissen. Aus der Finanzdienstleistungsbranche liegen uns aus dem vergangenen Jahr kalkulatorische Kosten angestellter Softwareentwickler in Höhe von 900 € pro Tag vor, von einem anderen Unternehmen wissen wir, dass IT-Experten intern sogar mit weit über 1.000 € verrechnet werden. Das Beratungshonorar eines externen IT-Spezialisten in Höhe von rund 1.000 € pro Tag unterscheidet sich also scheinbar doch gar nicht so sehr von den „echten“ beziehungsweise kalkulatorischen Vollkosten eines angestellten IT-Experten in einem Anwenderunternehmen.

Über die Hintergründe, warum scheinbar wissentlich in Organisationen falsch kalkuliert (oder kommuniziert) wird, können wir nur spekulieren. In Preisverhandlungen mag die (falsche) Vereinfachung noch als Taktik durchgehen. Des Weiteren lässt sich nur vermuten, dass das durchaus vorhandene Wissen bewusst oder unbewusst nicht an alle Stellen im Unternehmen weitergegeben wird. Hier kann dieser Beitrag vielleicht für ein wenig Aufklärung sorgen.

Da die Softwareentwicklung den Schwerpunkt unserer Beratungstätigkeit umfasst, fokussieren wir uns hier auch entsprechend auf selbige. Die Beispiele lassen sich aber auf beliebige andere Rollen, die sowohl von eigenem Personal als auch externen Beratern in Organisationen übernommen werden, transferieren, seien es agile Coaches, IT-Projektleiterinnen, UX-Designer oder beispielsweise Business Analysten, um nur einige zu nennen.

Interner Softwareentwickler – externer Berater im Anwenderunternehmen

Wie kommt man nun also von durchschnittlich 5.854 € Bruttomonatsgehalt eines angestellten Softwareentwicklers in einem Anwenderunternehmen auf 20.000 € kalkulatorische Vollkosten beziehungsweise externes Beratungshonorar – für die gleiche Arbeit? Zwei wesentliche Aspekte gilt es hier zu bedenken. Einerseits die weiteren Kosten neben den reinen Gehaltskosten, also die Personalnebenkosten im weitesten Sinne. Andererseits die Produktivität, also wieviel Stunden oder Tage für das Gehalt im Falle eines Softwareentwicklers dann wirklich auch für die Softwareentwicklung aufgewendet wird; der externe Berater wird ja nur bezahlt, wenn er für den Kunden tätig ist, also Software entwickelt, der Angestellte erhält sein Gehalt auch, wenn er im beispielsweise im Urlaub ist.

Personalnebenkosten

Schauen wir uns zunächst die weiteren Kosten aus Arbeitgebersicht neben dem Bruttomonatsgehalt eines Angestellten an. Als Erstes fallen für den Arbeitgeber natürlich die anteiligen Beiträge zur Sozialversicherung an, aber auch die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und beispielsweise Zahlungen an aus dem Unternehmen ausscheidende Arbeitnehmer (Abfindungen) dürfen bei Angestellten nicht außer Acht gelassen werden. Gemäß statistischem Bundesamt [2] ist hierfür im Schnitt mit 23,3 % zu kalkulieren.

Da die dort angenommenen 233 € pro Jahr für Weiterbildung in der Softwareentwicklung unserer Erfahrung nach nicht ausreichen, legen wir hierfür realistischere 3.000 € pro Jahr zugrunde, circa 2.000 € für eine mehrtägige Weiterbildung und rund 1.000 € für einen zweitägigen Konferenzbesuch.

Außerdem sind die Arbeitsplatzkosten zu berücksichtigen, welche je nach Standort und Ausstattung natürlich erheblich variieren können – 1.000 € pro Monat erscheint uns hier ein realistischer Näherungswert für einen Arbeitsplatz inklusive IT-Ausstattung¹. Natürlich können auch für einen externen Berater Arbeitsplatzkosten beim Kunden anfallen, wir gehen hier von dem unserer Erfahrung nach (gesetzlich) üblichen Szenario aus, bei welchem der externe Berater nur zu Besprechungen beim Kunden ist und ansonsten mit und in eigener Infrastruktur arbeitet.

Die durchschnittlichen Vollkosten eines angestellten Softwareentwicklers liegen somit bereits bei rund 8.500 € pro Monat beziehungsweise rund 100.000 € pro Jahr:

Tabelle 1: Vollkostenkalkulation eines angestellten Softwareentwicklers – Stufe I

Es geht allerdings noch weiter, denn in der Vollkostenbetrachtung ist aus Sicht eines Anwenderunternehmens zumindest auch das Management der Mitarbeiter als Kostenposition anzusetzen². Addiert man die oben genannten Personalnebenkosten zu dem durchschnittlichen Gehalt eines Teamleiters im IT-Bereich von 78.250 pro Jahr [1], ergeben sich für selbigen monatliche Vollkosten in Höhe von 9.290 €. Da es gegebenenfalls mehrere Führungsebenen gibt, die mit jeder Stufe mehr kosten, deren Anteil pro Mitarbeiter aber auch immer geringer wird, setzen wir als Managementkosten aus Vereinfachungsgründen 10.000 € pro Monat für einen IT-Teamleiter und die weiteren Hierarchie-Stufen an:

Tabelle 2: Vollkostenkalkulation eines angestellten Teamleiters in der IT

Wie viel dieser Managementkosten dem einzelnen Mitarbeiter zugerechnet werden, hängt von der Führungsspanne ab. In agilen Entwicklungsorganisationen besteht ein Team gemäß Amazons berühmter »Two Pizza Team«-Regel [4] zwar idealerweise aus weniger als 10 Personen, wir sehen hier regelmäßig aber auch größere Teams, so dass man als durchschnittliche Teamgröße durchaus 10 Personen ansetzen kann. Das Management eines Teams verteilt sich im agilen Kontext allerdings auf mehrere Rollen. Ein „klassischer“ Teamleiter ist hier beispielsweise nun sogenannter Chapter Lead, der sich „nur“ noch um die disziplinarische Führung seiner Mitarbeiter kümmert und dadurch unserer Erfahrung nach dann bis zu maximal 25 Mitarbeiter betreut. Dazu kommt dann üblicherweise ein Product Owner je agilem Entwicklungsteam, der sich um das Inhaltliche kümmert, also was getan wird. Für prozessuale Fragen unterstützt dann noch ein Scrum Master oder agiler Coach – unserer Erfahrung nach in der Regel zwei Entwicklungsteams.

Ein durchschnittliches agiles Entwicklungsteam mit 10 Mitarbeitern wird so also von 1,9 „Führungskräften“ unterstützt. Aus Vereinfachungsgründen setzen wir für den Product Owner und Scrum Master die gleichen Vollkosten wie für den Teamleiter an, womit sich folgenden Vollkostenkalkulation ergibt:

Tabelle 3: Vollkostenkalkulation eines angestellten Softwareentwicklers – Stufe II

Aus rund 70.000 € Jahresbruttogehalt eines angestellten Softwareentwicklers werden in der agilen Entwicklungsorganisation eines IT-Anwenderunternehmens bei Betrachtung der Personalnebenkosten und der Kosten für das Management somit Vollkosten von nahezu 125.000 € pro Jahr.

Produktivität

Wie weiter oben schon kurz geschildert, fällt das Honorar für einen externen Berater nur an, wenn er auch für seinen Kunden tätig ist. Ein Angestellter erhält sein Gehalt hingegen auch, wenn er nicht für seinen Arbeitgeber tätig ist, also bei Urlaub, Krankheit und so weiter. Um die beiden Modelle vergleichen zu können, müssen also die effektiven Arbeitstage eines Angestellten ermittelt werden.

Von den rund 250 Arbeitstagen pro Jahr sind 30 Urlaubstage und 13 Krankheitstage [5] für einen Softwareentwickler abzuziehen. Für Weiterbildung setzen wir 5 Tage an, weitere 5 Tage müssen für den gesetzlich jedem Arbeitnehmer zustehenden Weiterbildungsurlaub pro Jahr abgezogen werden, womit 197 Tage verbleiben. Ein IT-Anwenderunternehmen kann für einen angestellten Softwareentwickler also mit rund 200 Anwesenheitstagen pro Jahr kalkulieren.

Aufgrund von Mitarbeitergesprächen, Team- oder Abteilungsbesprechungen, Mitarbeiterversammlungen und sonstigen Einflüssen kann diese Zeit nicht vollständig produktiv angerechnet werden – außerdem gilt es, Parkinson’s Law zu beachten:

»Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.« –C. N. Parkinson

Die Zahlen und Quellen zu produktiver Arbeit variieren erheblich. Gemäß einem Anbieter von Bürosoftware gilt die »Faustregel […] dass 25 Prozent der Arbeitszeit unproduktiv sind. Das beinhaltet Arbeitszeit, die für Meetings, Gespräche oder andere unproduktive, aber geschäftlich wichtige Abläufe aufgewendet wird« [6]. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt der „Slack State of Work Report 2023”. Demnach »geben deutsche Arbeitnehmer an, dass sie knapp ein Drittel ihrer Arbeitszeit (29 Prozent) mit Aufgaben verbringen, die nicht direkt auf ihre Ziele einzahlen [10]«. Das US-Unternehmen Tower geht davon aus, dass Mitarbeiter maximal 5 Stunden am Tag produktiv sein können, weshalb dies auch ihre vertragliche Arbeitszeit ist – bei vollem Gehalt [11]; in diesem Fall wird also schon mit 37,5 % unproduktiver Arbeitszeit gerechnet. Eine Untersuchung in UK kommt sogar zu dem Ergebnis, dass aufgrund Socialmedia und anderer Ablenkungen nur 2 Stunden und 23 Minuten eines Arbeitstags produktive Arbeit sind [12] – dies entspräche fast 70 % unproduktiver Zeit. Für unsere weitere Betrachtung setzen wir den unteren Wert der verschiedenen Untersuchungen von 25 % an, was bezogen auf die oben weiter ermittelten 197 Anwesenheitstage zu 49 unproduktiven Tagen im Jahr führt – rund ein Tag pro Woche für nicht-produktive Aktivitäten klingt unserer Einschätzung nach realistisch.

Für einen angestellten Softwareentwickler ergeben sich somit rund 147 effektive oder produktive Arbeitstage pro Jahr:

Tabelle 4: Ermittlung effektive Arbeitstage in der Softwareentwicklung

Fazit

Um die Vollkosten eines angestellten Softwareentwicklers von rund 125.000 € mit dem Beratungshonorar eines Externen vergleichen zu können, müssen die effektiven Arbeitstage des Angestellten herangezogen werden. Wir setzen hierfür die oben ermittelten 147 Tage pro Jahr an, womit der kalkulatorische Tagessatz eines angestellten Softwareentwicklers in einer Vollkostenkalkulation im gezeigten Beispiel schon bei rund *850 € liegt – das vermeintliche Delta zwischen den beiden Ansätzen ist bei kaufmännisch solider Betrachtung also von zunächst dramatisch erscheinenden 70 % auf überschaubare 15 % abgeschmolzen.

Größere Organisation haben in der Regel noch mehr und höhere Kostenpositionen, beispielsweise durch zusätzliche Hierarchiestufen oder weitere Vorteile für Mitarbeiter, welche in einer Vollkostenbetrachtung auch entsprechend berücksichtigt werden müssen – aus 850 € werden so schnell 900 € und mehr pro Tag.

Und dann darf nicht vergessen werden, dass hier am Ende des Tages schließlich doch Äpfel mit Birnen verglichen werden. Externe Berater werden üblicherweise geholt, um Leistungsspitzen / Kapazitätsengpässe abzudecken und / oder Spezialwissen einzubringen. Darüber hinaus sei auch auf die Flexibilität bei ihrem Einsatz verwiesen. Ein externer Softwareentwickler ist unserer Erfahrung nach innerhalb von 2-4 Wochen im Projekt, für die Einstellung eines angestellten fallen 7,7 Monate an [13] – und manchmal, Stichwort Fachkräftemangel, findet sich schlicht gar kein passender Angestellter. Genauso schnell, wie ein Externer gefunden ist, kann sich als Anwenderunternehmen auch wieder von ihm getrennt werden – bei Angestellten fällt dies zu Recht wesentlich schwerer. Kurzfristige Budgetschwankungen lassen sich mit Externen wesentlich leichter ausgleichen – wir kennen Unternehmen, die bewusst Richtung Geschäftsjahres- und somit Budgetende mit Externen entsprechend „atmen”. Und auch über interne Versetzungen, Stellenpläne oder Ähnliches muss ich mir bei externem Personal keine Gedanken machen. Jeder, der schon mal in größeren Organisationen mit einem Betriebsart in diese Themen involviert war, wird sie für sich beziffern können.

Des Weiteren unterscheiden sich die beiden Ansätze auch hinsichtlich ihrer bilanziellen Auswirkungen. 1.000 €, die das Unternehmen verlassen, sind natürlich 1.000 €, egal ob als Gehalt oder Beratungshonorar. Im Rechnungswesen wird aber nicht ohne Grund zwischen Ausgaben, Aufwand und Kosten unterschieden, da 1.000 €, je nachdem wie sie verbucht werden (können), auch einfach nur einen entsprechenden Mittelabfluss darstellen oder die Bilanz und somit den Unternehmenswert dabei entsprechend erhöhen können, Stichwort CAPEX/OPEX [7]. Die sogenannte Aktivierung von externem Beratungshonorar fällt dabei regelmäßig leichter, da Gehälter üblicherweise pauschal Betriebsausgaben und somit OPEX sind.

Vereinfacht gesagt, kostet ein angestellter und ein externer Softwareentwickler also nahezu das gleiche. Entscheidend für das eine oder andere Modell sind also insbesondere deren weitere Eigenschaften. Ob die Vorteile des Externen wie zum Beispiel Flexibilität, Spezialwissen und gegebenenfalls höher darstellbarer Unternehmenswert durch bessere Bilanzierungsmöglichkeiten die zugegebenermaßen auch vorhandenen Vorteile eines Angestellten aufwiegen, kommt, wie immer, auf die individuelle Situation und Zielsetzung an. Bei entsprechenden Vergleichen sollte also auch auf diese echten Unterscheidungskriterien eingegangen werden – die Kosten sind nahezu gleich.

Im zweiten Teil dieses Beitrags werden wir aus Sicht eines Technologieunternehmens aufzeigen, was bei der Vollkostenkalkulation zu beachten ist – und damit das geringe monetäre Delta von rund 15 % zwischen einem angestellten Softwareentwickler und seinem externen Pendant auflösen.

Fussnoten: